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PORTANTO, VOCÊ ESTÁ SE EXPANDINDO.

Se sua empresa está à beira de uma curva de crescimento, eis o que você deve esperar.

Como uma cadeia é apenas tão forte quanto seu elo mais fraco, você só pode crescer tão rápido quanto seus processos críticos mais ineficientes o permitam. Claro, a expansão pode ser uma fase emocionante na trajetória de uma empresa. Mas os problemas de escalonamento são um pouco diferentes dos problemas de dentição. Eles não se resolvem simplesmente com o tempo.

O crescimento expõe estrangulamentos. Acrescentará ineficiências à comunicação interna com o aumento do tamanho da equipe. Talvez seja necessário acrescentar verticalidades administrativas que antes não eram necessárias. Seus antigos processos iniciais bem lubrificados serão testados e podem precisar de uma revisão completa. E o custo de passos errados ao longo do caminho será maior do que você jamais enfrentou antes.

Mas todas estas são dores de cabeça felizes, porque...

PARA UMA EMPRESA EM CRESCIMENTO, CADA DESAFIO É UMA OPORTUNIDADE.

Ao percorrer um caminho de escalada, sua organização estará bem servida ao estabelecer a tecnologia central necessária para administrar um negócio maduro. Um sistema de gerenciamento de documentos, por exemplo, é um sistema usado para capturar, rastrear, gerenciar, armazenar documentos gerados por uma organização, e é uma necessidade para poder alcançar todo o potencial de seu negócio. Embora conhecido principalmente como uma forma de reduzir a dependência organizacional no papel, suas capacidades são muito maiores e os gerentes inteligentes sabem que é uma engrenagem importante nas rodas do progresso organizacional.

RESOLVER PARA O CRESCIMENTO, COM UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS.

Um bom sistema de gerenciamento de documentos facilitará alguns dos desafios mais críticos de uma empresa em crescimento. Abaixo estão seis das razões mais definitivas pelas quais uma empresa em crescimento deve considerar um sistema de gerenciamento de documentos como parte de sua pilha de tecnologia principal

1) Escalabilidade aprimorada

A adição de volume a qualquer negócio aumenta a pressão sobre suas partes móveis. O peso da gestão desorganizada de documentos leva a ineficiências nos nós críticos do processo. De fato, o problema é generalizado.

No Guia definitivo para o processo mais quebrado da América uma pesquisa com funcionários americanos relata o seguinte - 49% disseram que têm problemas para localizar documentos, e 43% têm problemas

com pedidos de aprovação de documentos e compartilhamento de documentos, e 33% lutam com a versão de documentos.

Além disso, também aumenta a suscetibilidade ao erro, humano ou não. O que aumenta os custos do topline de seu negócio. O gerenciamento de documentos com bom funcionamento permitirá que sua empresa acrescente volume a um custo marginal mínimo.

2) Maior economia de tempo e custos

As capacidades de automatização do fluxo de trabalho de um sistema de gerenciamento de documentos permitem automatizar tarefas repetitivas como captura de informações, indexação e classificação de documentos, entrada manual repetitiva de dados, e muito mais. Além disso, sua capacidade de busca em detalhes granulares reduz significativamente o desperdício de tempo produtivo na localização de documentos e na recuperação de informações.

Um Livro Branco do IDC observa com algumas suposições justas que uma empresa que emprega 1.000 trabalhadores do conhecimento desperdiça $48.000 por semana, ou quase $2,5 milhões por ano, devido a uma incapacidade de localizar e recuperar informações.

A melhoria da eficiência do processo em toda a empresa certamente refletirá na linha de fundo de seu empreendimento em crescimento

3) Melhoria da Colaboração e Comunicação

medida que o tamanho de sua equipe aumenta, a capacidade de comunicação e colaboração diminui efetivamente. A remoção de obstáculos à colaboração e comunicação é fundamental para o desempenho das equipes em particular, bem como para a coesão de toda a empresa como um todo. As soluções de gerenciamento de documentos baseadas em nuvem podem reunir uma força de trabalho distribuída para colaborar em qualquer documento em tempo real, reduzindo ao mesmo tempo os atrasos na revisão e iteração. Tornando realidade a frase comum: "acesse suas informações de qualquer lugar e a qualquer momento".

4) Cumprimento regulamentar mais fácil

À medida que sua empresa aumenta no tamanho dos funcionários e no número de receitas, sua carga de conformidade está fadada a aumentar. Um sistema de gerenciamento de documentos permite a fácil recuperação de trilhas de auditoria completas e confiáveis de cada peça de documentação com apenas alguns toques de tecla. Isto inclui até mesmo históricos detalhados de versões de documentos. Além disso, a retenção de registros bem indexados e o arquivamento de documentos garantem uma referência fácil para a conformidade com a qualidade. Isto é essencial para que documentos reproduzidos digitalmente sejam aceitos como prova em qualquer disputa judicial. Assim, um sistema de gerenciamento de documentos que adere às normas internacionais de arquivamento eletrônico é uma obrigação para poder atender aos requisitos de privacidade de dados e validade legal.

5) Melhor agilidade operacional

Um sistema de gerenciamento de documentos integrado com outros sistemas centrais de negócios, tais como CRM e ERP, ajuda sua empresa em crescimento a implantar decisões automatizadas em escala. Coisas como: "Quando uma fatura é recebida dos produtos ACME, encaminhá-la ao CFO para assinatura eletrônica, depois enviar cópias aos gerentes de linha de operações, à equipe de vendas e arquivá-la no arquivo ACME", pode ser codificada e automatizada sem ter que repetir a tomada de decisão manual a cada vez. Exemplos simples como este são multiplicados exponencialmente em uma empresa em crescimento, e um sistema de gerenciamento de documentos alivia a carga. Deixando sua gestão chave para considerar decisões mais importantes, uma melhor gestão de decisão empresarial torna a tomada de decisão mais rápida e eficiente e, portanto, melhor agilidade operacional. Isto pode ajudar a empresa a alcançar uma vantagem competitiva distinta.

6) Segurança necessária e gerenciamento de permissões

À medida que sua empresa cresce, o custo dos lapsos na segurança dos dados aumenta. Este é, às vezes, um fator de risco oculto que muitas vezes não é contabilizado. Pode ser difícil estimar o valor em dólar de seus dados, até que a violação tenha ocorrido. Um sistema de gerenciamento de documentos, com compartilhamento seguro de arquivos e gerenciamento de permissões, não só aumenta a segurança dos dados, mas também torna qualquer uso indevido rastreável.

OTIMIZAR, OU MORRER.

O crescimento empresarial sem gerenciamento de documentos é como acelerar um carro com seu freio de emergência ligado. Em um mercado intensamente competitivo transformado digitalmente, o crescimento sustentável de sua empresa dependerá em grande parte de sua vantagem competitiva. Em um mundo onde a taxa de adoção tecnológica em todos os processos de negócios entre as indústrias está aumentando exponencialmente, você não quer ser pego brincando de recuperar o atraso.

Um sistema de gerenciamento de documentos é simplesmente uma tarefa obrigatória para qualquer empresa em crescimento. Ele permitirá que seu empreendimento em crescimento liberte o poder da criatividade e da inovação com uma base estrutural subjacente de ordem como uma base.

A boa notícia é que a maioria das empresas maduras se deram conta disso e têm um sistema de gerenciamento de documentos em funcionamento. Entretanto, um grande número de organizações, grandes e pequenas, ainda não sabem o que estão deixando em cima da mesa porque ainda não implementaram um sistema adequado de gerenciamento de documentos. Infelizmente para elas, o tempo não está do seu lado e, a longo prazo, pode ser impossível para elas atingirem seu pleno potencial sem um sistema de gestão de documentos em vigor.

Então quando você finalmente chegar à rampa para a rodovia em escala, em qual grupo estará sua empresa?

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A dbs Software & Services (dbs) é uma fornecedora de longa data de soluções de gerenciamento de documentos e automação de processos para educação e negócios, além de ser a fornecedora exclusiva do Tessi Docubase® na América do Norte.

O Tessi Docubase® é um sistema de gerenciamento de documentos modular, seguro e fácil de usar, de nível empresarial, que se integra perfeitamente aos sistemas de informações comerciais. Sua arquitetura segura e uma ampla gama de recursos o tornam a solução perfeita para uma grande variedade de empresas e casos de uso.

dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.