A administração da propriedade pode ficar sem papel

A administração da propriedade pode ficar sem papel

Seja contratando pessoal de manutenção, gerenciando as inspeções, gerenciando contratos, ou comunicando-se com inquilinos, os gerentes de propriedade precisam documentar tudo. Os riscos são altos. Todas as bases devem ser cobertas. Isto significa essencialmente uma grande quantidade de papelada. Além disso, as propriedades precisam funcionar sem problemas para manter o valor.

Como toda transação envolve alto valor monetário, é fundamental tratar diligentemente todos os documentos, desde plantas baixas até arrendamentos, contas, registros de inquilinos e históricos de manutenção. Durante muito tempo, isso costumava ser limitado pela capacidade dos administradores humanos, pois era necessário conhecimento e experiência para lidar com essa papelada crítica. Há muitas maneiras que uma má administração de documentos pode desestabilizar um negócio de administração de propriedade. Erro humano dispendioso, apenas um entre eles.

O caso de um sistema de gestão de documentos na gestão de propriedades é forte, por outras razões que não apenas "gerenciar a papelada". Da economia de custos e tempo à melhor segurança, flexibilidade e serviço ao cliente, as razões para transformar digitalmente com um DMS são convincentes.

Vamos mergulhar mais fundo.

Gestão da propriedade e suas necessidades documentais

Embora seja necessário, o papel também é um gargalo para gestão de propriedades operações. Mesmo que isto possa parecer óbvio, o custo de oportunidade de não se transformar digitalmente com um sistema de gerenciamento de documentos é mais difícil de perceber. Vamos explorar cinco razões pelas quais sua empresa de gerenciamento de propriedade precisa de um sistema de gerenciamento de documentos.

Produtividade

Um dos desafios mais urgentes que ouvimos dos gerentes de propriedade é a produtividade. O gerenciamento de propriedades é um processo interminável que envolve surpresas a cada curva e uma baixa tolerância para deixar as coisas escaparem pelas fendas. O monitoramento do status dos trabalhos e projetos leva mais tempo do que realmente fazê-los. As falhas e emergências fazem parte do trabalho diário, causando interrupções tanto técnica como operacionalmente. A padronização em determinadas áreas, com gerenciamento de documentos e automação de processos de negócios, pode tornar o processo e a comunicação sem interrupções e produtivos.

Segurança de documentos

Cada negócio, registro, comunicação e manutenção envolve uma grande quantidade de papelada, tornando a segurança dos documentos inestimável para os gerentes de propriedade. Com tal quantidade de registros em papel no limite, ter um DMS eficiente é vital para evitar qualquer dano fatal ao negócio. Um DMS tem todas as habilidades para proteger os documentos contra acidentes e roubo. Quando todos os documentos de propriedade são armazenados com segurança em um DMS baseado em nuvem, a recuperação e retomada das operações não leva tempo, no caso de qualquer interrupção.

Segurança de documentos

A informação está constantemente em perigo. Uma ameaça à segurança pode custar a uma empresa de gerenciamento de propriedade uma reputação construída ao longo de anos de esforço. Além da segurança de documentos, os gerentes de propriedade também precisam de um ambiente seguro de documentos. Isto significa que uma estratégia de vigilância equilibrada é vital para que uma empresa de gerenciamento de propriedade verifique todas as coisas maliciosas - crimes cibernéticos, hacking e outras vulnerabilidades de segurança. Por outro lado, um DMS seguro oferece armazenamento criptografado em vários níveis, bem como controles de acesso autorizados, enquanto também protege dados comerciais críticos e interesses comerciais em conformidade com os requisitos regulamentares.

Acesso em tempo real de qualquer lugar, a qualquer momento

Por exemplo, um gerente de propriedade no campo que precisa ter acesso a um arrendamento crucial para o inquilino. Viajar para frente e para trás para recuperar documentos resultará em escrivaninhas lotadas e horários mais apertados. Os administradores de imóveis em movimento podem economizar tempo e ser mais produtivos com um recurso como acesso a documentos em tempo real em seu smartphone ou tablet, a qualquer hora, em qualquer lugar. Além disso, ferramentas adicionais como o visualizador offline funcionam de forma brilhante em caso de problemas de conectividade com a Internet, impondo uma funcionalidade sem falhas sem qualquer pica.

Necessidade de Colaboração

Quando um gerente de propriedade trabalha em projetos de equipes cruzadas, haverá infinitas cadeias de e-mails, um volume de registros de propriedade e planilhas para atingir um objetivo comum. Visibilidade e responsabilidade serão impossíveis sem um sistema integrado de gerenciamento de documentos que permita a colaboração eficaz da equipe. Uma estratégia de documentos sem complicações e colaborativa resulta em produtividade, sucesso e receita ineficientes. Além disso, ela dá uma visão das áreas de negócios mais críticas que precisam de atenção.

O foco dos administradores de propriedade não é apenas melhorar seu sistema de gerenciamento de documentos, mas também agilizar as operações comerciais. Portanto, os gerentes de propriedade exigem um sistema produtivo, seguro, colaborativo e que poupe tempo com acesso em qualquer lugar. Tendo identificado as necessidades, vejamos sete características de destaque que um DMS pode trazer para a mesa de uma empresa de gestão de propriedade.

Quais são as características úteis de um sistema de gestão de documentos para a gestão de propriedades?

Embora a lista de características dos modernos sistemas de gerenciamento de documentos seja longa, existem algumas características que atraem particularmente as empresas de gerenciamento de propriedade. Seis dessas características são discutidas abaixo. No entanto, os gerentes de propriedade interessados se beneficiam muito mais.

Captura de documentos sem emendas

Fazer o upload de todos os documentos de várias fontes, sejam em papel ou digitais, consome um tempo inimaginável para um gerente de propriedade. Embora seja um recurso óbvio de um DMS, a sincronização e o upload de documentos são cruciais para manter a sanidade em uma tempestade de documentos da propriedade. Ao ativar esse recurso, todos os funcionários em campo, no escritório e em todos os departamentos podem sincronizar e carregar documentos automaticamente. Além disso, o DMS como o Tessi Docubase® suporta uploads de várias fontes. Os documentos carregados são armazenados em um ambiente seguro e protegido baseado na nuvem. Portanto, os gerentes de propriedades podem ter a certeza de que estão capturando e armazenando os registros das propriedades. Além disso, recursos como dbs Live Forms otimizam a captura de informações de forma estruturada e sistemática diretamente na fonte. Caso seja necessário capturar documentos físicos, o reconhecimento óptico de caracteres garante que as informações contidas nos documentos também sejam indexadas e pesquisáveis de forma inteligente.

Indexação e pesquisabilidade

Um DMS vai além da captura e do armazenamento de documentos. Um recurso inovador de pesquisa e indexação ajuda a encontrar o registro certo no momento certo. Assim, você nunca mais perderá um documento. Esse organizador inteligente de documentos classifica automaticamente os documentos usando padrões específicos e tags apropriadas. Os modernos sistemas de gerenciamento de documentos, como o Tessi Docubase®, utilizam o poder da inteligência artificial e do aprendizado de máquina para aprimorar ainda mais o reconhecimento de padrões para indexação e capacidade de pesquisa. Além disso, você pode usar a pesquisa de texto completo para encontrar informações nos documentos instantaneamente.

Um painel de controle abrangente

Imagine observar todas as partes móveis de seu negócio em uma tela - O status de seus arrendamentos, as datas de vencimento dos aluguéis, os próximos reparos e expiração, as negociações em andamento e muito mais. Todos os seus fluxos de trabalho visíveis para você, e todas as suas redundâncias prontamente aparentes, significa que sua atenção vai para essa tarefa de maior prioridade em mãos. Isto significa uma sensação de controle como nunca antes. O painel de controle dá a um administrador todos os dados relacionados a - acesso a documentos, as edições que ocorrem, o tempo gasto com esses documentos e o histórico de versões são alguns para citar. Além disso, um painel de controle é uma medida de segurança, para salvar a integridade de seus dados. gestão de propriedades negócios. Ele permite a detecção de erros críticos e atos maliciosos enquanto se mantém atento ao progresso de ações sensíveis ao tempo.

Rastreamento, auditorias e histórico de versões

O histórico de versões permite visualizar as versões anteriores do documento e reconhecer as alterações feitas, além de identificar quem as fez. Ele ajuda a manter a segurança da informação e a integridade de todos os documentos de propriedade. Isto também facilita as auditorias e investigações. Tudo isso se torna disponível em poucos cliques, sem a necessidade de por sobre a papelada manualmente. O que também significa que o cumprimento das regras pode ser aplicado de forma pró-ativa.

Compartilhamento seguro com controles de acesso

O compartilhamento de documentos em tempo real é inestimável para um negócio que exige muita documentação, como a gestão de propriedades. Um sistema de gerenciamento de documentos dá aos funcionários de gerenciamento de propriedade a liberdade de carregar registros confidenciais em papel, ao mesmo tempo em que elimina o risco de faltar um. Compartilhar documentos sem problemas com funcionários internos, CRM de gerenciamento de propriedade, sistema de gerenciamento de contas e clientes com autorizações rigorosamente aplicadas. O que significa que o gerente da propriedade pode controlar quem pode ver, comentar, editar e acessar o documento compartilhado. Para não perder a integração perfeita entre e-mails, websites e sistemas que permitem compartilhar arquivos de propriedade em segundos.

Automação do fluxo de trabalho

Além disso, todas as tarefas repetitivas são automatizadas com o mínimo de atrito. Por exemplo, os documentos são direcionados automaticamente pelas cadeias de ação e aprovação com alertas automáticos. Isso libera o tempo do gerente da propriedade e de seus funcionários para tomarem decisões comerciais mais importantes, enquanto as tarefas mais simples, porém necessárias, são resolvidas. E mesmo essas decisões são mais bem informadas por todos os dados disponíveis na ponta de seus dedos. O mecanismo de automação de processos comerciais baseado em regras do Tessi Docubase® é extremamente personalizável de acordo com seus requisitos exatos.

Atualização sem a revisão

O Tessi Docubase® oferece uma plataforma completa de produtos de gerenciamento de documentos, desde a captura de documentos até a extração de dados de alto valor, classificando-os em informações e incorporando-os aos processos comerciais existentes para aumentar a produtividade. Isso se integra perfeitamente a todos os sistemas modernos de TI, inclusive os que você já usa para, por exemplo, CRM e ERP. Isso significa que uma empresa de administração de propriedades, ou qualquer outra empresa, não precisa lidar com a falácia do custo irrecuperável de perder investimentos antigos em TI. Em outras palavras, um DMS como o Tessi Docubase® pode transformar a maneira como a gerenciamento de propriedades sem a incômoda reforma.