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Assinaturas eletrônicas em 2022: Uma parte essencial da gestão de documentos

Durante uma boa parte da última década, muitas organizações vêm fazendo uma mudança constante em direção à transformação digital. Era claro que as empresas que funcionavam com a eficiência ampliada trazida pela transformação digital superariam aquelas que eram lentas para a mudança. Eventualmente, as capacidades digitais foram além do escopo de substituir os processos manuais propensos a erros, e abriram as oportunidades de rápida escalabilidade e crescimento exponencial.

A interrupção em 2020 devido à pandemia da COVID 19 só serviu como catalisador para acelerar ainda mais a mudança inevitável. O futuro estava indo na nossa direção, apenas mais cedo.

Com a mudança dos locais de trabalho para fora dos edifícios de escritórios, uma das muitas necessidades urgentes era autenticar com segurança as identidades e a comunicação transacional remotamente. A assinatura "molhada" no papel era um obstáculo superável, e as assinaturas eletrônicas se tornaram cada vez mais a norma.

O que é uma E-Signature?

Uma assinatura eletrônica é um substituto digital para uma assinatura escrita à mão em papel molhado. Funcionalmente é um código matemático que captura a intenção do signatário de concordar com o conteúdo de um documento digital.

Muitas vezes utilizada indistintamente com "assinatura digital", uma assinatura eletrônica ou e-sign é um termo usado para descrever uma maior variedade de autenticações digitais, desde caixas de seleção e assinaturas físicas digitalizadas até autenticações biométricas. Uma assinatura digital pode ser claramente entendida como uma assinatura eletrônica extremamente segura. Como é um termo muito popular, usaremos o termo e-signature a partir daqui.

Quais são as funções de um E-Signature?

A fim de substituir totalmente a validade de uma assinatura em papel, uma assinatura eletrônica tem que cumprir as seguintes funções:

  • Autenticidade: Deve estabelecer que a assinatura está unicamente vinculada ao signatário.
  • Identidade: A assinatura deve ser capaz de identificar o signatário, seja pela identidade digital do signatário ou por uma identidade do mundo real (como por exemplo, o número do seguro social).
  • Integridade: A assinatura deve ser capaz de preservar a integridade do documento que é assinado. O que significa que o documento, uma vez assinado, não pode ser editado ou alterado de nenhuma forma.
  • Autenticação: Deve-se assegurar que a assinatura esteja sob o controle exclusivo do signatário, e não possa ser usada ou "forjada" por outra pessoa.

Tipos de Assinaturas E

É claro que nem todos os tipos de assinatura eletrônica preenchem todos esses requisitos e nem todas as transações precisam do mesmo tipo de assinatura. Dependendo das apostas em jogo, diferentes tipos de assinaturas eletrônicas têm sua utilidade. Um acordo com os termos e condições do Twitter, não precisa necessariamente do mesmo rigor de assinatura eletrônica que um contrato de um milhão de dólares. Portanto, uma assinatura eletrônica pode ser amplamente classificada em três tipos:

  • Assinatura Eletrônica Básica (BES), simplesmente capta a intenção do signatário de aceitar ou aprovar.
  • Assinatura Eletrônica Avançada (AES), atende aos requisitos de prova de identificação e à prova de adulteração, além do BES.
  • Assinatura Eletrônica Qualificada (QES), é uma assinatura não repudiável que equivale a uma assinatura úmida em um documento eletrônico com a maior validade legal. Ela inclui verificações infalíveis de identidade e autenticação, além da AES.

Assinaturas electrónicas em 2022: um "sinal" dos tempos vindouros

Most modern businesses and organizations that have completed at least some of their digital transformation use document management systems (DMS) at the core of their technology stacks. A DMS captures, stores, manages, and archives electronic documents of all kinds in a unified, intelligently indexed, and searchable repository. This opens up a world of digital enhancements for organizations with a keen eye on the future. An advanced DMS like Tessi Docubase®, for example, has features like workflow automation, business tool integrations, and LiveForms among many others.

As assinaturas eletrônicas às vezes podem ser vistas como apenas mais um recurso de gerenciamento de documentos, mas na realidade, elas trazem muitos benefícios e enormes vantagens para aqueles que realmente adotam a tecnologia. Algumas delas são descritas abaixo:

Fechar negócios mais rápido

Colaborações seguras são uma das características padrão de um DMS. Juntamente com os controles de acesso autorizados, os termos de um acordo podem ser iterados em detalhes granulares por várias partes com privilégios delineados no mesmo documento. Os colaboradores autorizados podem visualizar, comentar, editar e acompanhar as mudanças nas cláusulas remotamente.

Embora isto já acelere o processo de negociações, acrescentar uma assinatura eletrônica ao fluxo de trabalho significa que o contrato ou acordo pode entrar em vigor sem que as partes tenham que se reunir pessoalmente para assinar na linha pontilhada, ou pior, durante a noite. 2022 verá uma adoção mais ampla das assinaturas eletrônicas como uma característica esperada dos contratos, o que só tornará o processo mais suave ao superar os obstáculos iniciais de confiança.

Aprovações simplificadas e à prova de erros

A automação do fluxo de trabalho possibilitada pelo moderno DMS automatiza tarefas rotineiras que podem ser repetidas enquanto se realiza um trabalho através da cadeia de propriedade, ação e aprovação. Embora isto, por si só, dispense em grande parte os gargalos, atrasos e erros humanos, os sign-offs em cada etapa podem ser vulneráveis a erros e subversões. O próximo ano verá as características da assinatura eletrônica integradas minuciosamente nos fluxos de trabalho, aumentando a integridade e a responsabilidade das ações humanas dentro de qualquer sistema.

Experiência do usuário sem costura

Um dos obstáculos das assinaturas eletrônicas hoje em dia é que é percebido como sendo mais complicado do que colocar seu John Hancock no papel com o florescimento de uma caneta. De fato, no passado, quanto menor o esforço humano envolvido na assinatura eletrônica de um documento, menor é a segurança. Por exemplo, colocar uma assinatura eletrônica qualificada em um documento pode envolver uma ficha digital ou um certificado de assinatura digital legalmente autorizado que está disponível para o assinante em uma pen drive. Portanto, o usuário não pode assinar eletronicamente um documento sem um laptop com porta USB.

Entretanto, dada a crescente demanda por não repudiabilidade e segurança, é provável que a experiência do usuário de assinaturas eletrônicas veja uma grande melhoria no próximo ano. Além disso, os recursos sem contato e sem contato, do tipo que permitiria usar seu dispositivo móvel para assinar com um código SMS, por exemplo, são mais do que prováveis de tornar a experiência do usuário ainda mais perfeita. Cada vez mais usuários serão capazes de assinar documentos em qualquer dispositivo.

Melhoria das características de segurança

A maioria das assinaturas eletrônicas já são mais seguras do que as assinaturas manuais em papel. Criptografia do documento assinado significa que um documento assinado não pode ser adulterado ou modificado de outra forma sem quebrar a validade da assinatura. O impulso no sentido de tornar a experiência do usuário mais transparente significará que as características de segurança das assinaturas eletrônicas se tornarão ainda mais incômodas. As autenticações multifatoriais e biométricas facilitarão em grande medida os trade-offs entre o esforço do usuário e o grau de segurança. E a adoção mais ampla das assinaturas eletrônicas como padrão em todas as organizações reduzirá grandemente os incidentes de segurança cibernética que freqüentemente usam brechas de acesso não autorizado para efetuar a violação.

Melhoria da legalidade e conformidade

A maioria dos países já adotaram legislação e estruturas para tornar as assinaturas eletrônicas legalmente obrigatórias. Em 2022, à medida que as diretrizes regulamentares para assinaturas eletrônicas se tornarem mais concretas, a validade legal das assinaturas eletrônicas encontrará um impulso maior. Além disso, características de privacidade e conformidade regulatória como a GDPR serão incorporadas à própria assinatura.

Integrações em todos os processos de negócios

A aplicação das assinaturas eletrônicas não termina com a substituição da utilidade das assinaturas manuais. O uso de assinaturas eletrônicas não se limitará a documentos como contratos, declarações, compromissos, etc. - os que normalmente se pode assinar manualmente. As assinaturas eletrônicas podem, no futuro, tornar-se tão comuns quanto os IDs de usuário e senhas são para login em qualquer sistema de TI. Entretanto, em 2022, é provável que vejamos seus fluxos de trabalho de assinaturas eletrônicas incorporadas como um padrão nos processos de negócios como gerenciamento de relacionamento com o cliente, planejamento de recursos empresariais e muito mais para aumentar a segurança desses sistemas ao mesmo tempo em que acrescenta vantagens estratégicas.

Adeus 2021, Olá 2022

2021 foi um ano como nenhum outro no espaço dos produtos de transformação digital. À medida que o mundo caminha para a frente, na retaguarda de uma pandemia, muita coisa mudou muito rapidamente. Especialistas em soluções documentais como dbs Software and Services tornaram-se parceiros-chave para ajudar as empresas e organizações na transição para a nova era da informação.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador. Disponível como parte da dbs LiveForms ou como uma plataforma independente, oferece uma maneira altamente flexível, segura e acessível para que as organizações incorporem rápida e facilmente os fluxos de trabalho de assinatura digital em suas operações.

A assinatura eletrônica está em seu ponto de inflexão para adoção e este mercado está projetado para atingir quase 26.6% CAGR de 2021 a 2030, e com certeza será uma parte fundamental das transformações digitais bem no futuro.

Rumo a um futuro melhor em 2022.

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Escrito por Ricardo RengifoDBS Software & Serviços

dbs Software & Services (dbs) is a long-standing provider of document management and process automation solutions for education and business, and the exclusive provider of Tessi Docubase® in North America.

Tessi Docubase® is an enterprise-grade modular, secure, and easy-to-use document management system that seamlessly integrates with Business Information Systems. Its secure architecture and a broad range of features make it the perfect solution for a wide range of enterprises and use cases.

dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.