Trabalhar remotamente nunca foi tão onipresente. Se alguma coisa, é uma característica do mundo emergente pós-pandêmico. Pelo que foi uma mão forçada há apenas um ano, as empresas e organizações passaram a abraçar a realidade de manter uma força de trabalho remota. E por que não?
É claramente melhor para os funcionários. Flexibilidade de horário de trabalho e economia de tempo na ausência do deslocamento diário, significa mais tempo para outras atividades enriquecedoras, assim como mais tempo com amigos e familiares. Com certeza promete um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
Do ponto de vista das empresas, ela abriu as portas para uma maior reserva de talentos, sem constrangimentos geográficos. Além disso, as empresas também descobriram custos operacionais e despesas gerais mais baixos em termos de manutenção da infra-estrutura do escritório.
Para o departamento de RH, porém, o novo normal traz alguns desafios. Nada de intransponível. Mas as antigas formas de gestão podem ser definidas para uma revisão. Do recrutamento ao treinamento e conformidade, os processos de RH que eram facilmente realizados na presença física dos funcionários, agora precisam ser conduzidos remotamente pela internet. Os desafios atuais às vezes são difíceis de serem enfrentados, mesmo para equipes de RH transformadas digitalmente. E os que ainda seguem processos baseados em papel, chegaram à cúspide da mudança inevitável.
A digitalização com um sistema de gerenciamento de documentos provou suas vantagens para a eficiência operacional das organizações. E é especialmente importante para as funções de RH na superação dos desafios de hoje.
COMO O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS AJUDA O HR DE HOJE?
Para as forças de trabalho remotas, o papel do RH se tornou ainda mais vital. Não importa o quanto ferramentas como videoconferência sejam capazes de gerenciar a colaboração pela Internet, garantindo a coesão em toda a organização, mantendo a motivação dos funcionários e determinando o bem-estar dos funcionários pode ser difícil. E os sistemas de gerenciamento de documentos ajudam vários processos de RH a atender a essa demanda.
Recrutamento
Embora o trabalho remoto prometa uma reserva maior de talentos disponíveis para seleção, ele também aumenta o volume de candidatos para qualquer vaga. Os currículos eletrônicos dos candidatos podem ser capturados em live forms que automaticamente são classificados e priorizados em termos de qualificações educacionais ou experiência de trabalho ou mesmo recomendações, se necessário. Todas as informações ficam então automaticamente disponíveis para os entrevistadores durante a entrevista. Muitas vezes, são necessárias múltiplas entrevistas para avaliar um candidato para a mesma função. A classificação e o feedback de cada entrevistador podem ser capturados e agregados para ordenar os melhores candidatos. Um processo de seleção consistente e repetível pode ser codificado em fluxos de trabalho automatizados com sistemas de gerenciamento de documentos.
Embarque e Treinamento
O processo de recrutamento é onde um novo recruta é recebido na organização, conhece sua equipe e compreende seu papel de forma mais clara. Esta é uma das etapas mais críticas na jornada de um recruta em uma organização. O conhecimento e o conforto obtidos nesta etapa se revelam decisivos, não apenas no desempenho do funcionário, mas também na sua retenção. Com a orientação presencial impossível, este processo particular de RH é um dos mais desafiadores atualmente. Um sistema de gerenciamento de documentos ajuda a integrar toda a comunicação sequencialmente de forma facilmente digerível. O módulo de onboarding pode ser sistematicamente gerenciado e adaptado a cada funcionário, enquanto as funções podem ser atribuídas com clareza de processos. Isto também ajuda no alinhamento com a missão e os valores da organização.
Os módulos de treinamento e certificações podem ser gerenciados remotamente com material didático e tarefas integradas dentro do sistema de gerenciamento de documentos. Um histórico detalhado de cada treinamento realizado pelo funcionário ajuda a compreender a competência exata do recurso durante a atribuição de projetos.
Acesso remoto
Um sistema de gerenciamento de documentos permite acesso remoto seguro e granular, onde os indivíduos têm acesso a documentos e arquivos conforme suas funções exigem. Os trabalhadores remotos freqüentemente trabalham com acesso Wifi desprotegido, o que coloca uma carga adicional sobre a segurança de informações críticas. O risco é mitigado pelo controle de tal acesso em dispositivos dedicados ao trabalho com a ajuda de sistemas de gerenciamento de documentos.
Colaboração
A facilidade de colaboração é um dos maiores benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos. E isso é incrivelmente útil para equipes distribuídas que trabalham remotamente. Os membros da equipe podem colaborar em um único documento em tempo real. Os líderes e gerentes de equipe podem ser imediatamente notificados quando uma tarefa está completa e acionável no final. Fluxos de trabalho mais suaves conseqüentemente reúnem grandes resultados no desempenho geral das equipes distribuídas e da organização como um todo.
Rastreamento de desempenho
Na ausência de supervisão direta, o acompanhamento do desempenho dos funcionários pode ser difícil em escala. É difícil monitorar como um funcionário pode estar usando seu tempo quando trabalha remotamente. Mais criticamente, as necessidades e lacunas de compreensão do funcionário para realizar a tarefa em questão podem passar completamente despercebidas. É necessária uma comunicação clara. Com a ajuda de timesheets e ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, um sistema de gerenciamento de documentos ajuda a manter os projetos em andamento e os funcionários no circuito, mantendo a clareza dos processos. Um canal aberto de comunicação com bate-papos ao vivo, por exemplo, ajuda a aliviar tais obstáculos ao desempenho.
Para o RH, um histórico detalhado da contribuição do funcionário capturado em um sistema de gerenciamento de documentos junto com as revisões e classificações da equipe também ajudam a determinar as avaliações e promoções de forma sistemática.
Registros de funcionários e auto-atendimento
Com a manutenção de registros digitalizados e práticas de gerenciamento de registros, as equipes de RH podem pesquisar e extrair informações bem indexadas sobre os funcionários com alguns toques de tecla. De fato, se estes registros digitais impecavelmente mantidos forem disponibilizados ao funcionário, ele poderá obter tarefas triviais e rotineiras como gerar folhas de pagamento e informações fiscais feitas por ele mesmo. Isto também reduz a carga administrativa dos gerentes de RH e os deixa livres para canalizar seu tempo e atenção para tarefas mais críticas.
Conformidade
Embora a conformidade seja uma função importante do RH, o desafio apresentado por uma força de trabalho remota é único. Isto porque as normas de conformidade podem variar dependendo da localização do funcionário, acrescentando uma enorme complexidade. Estas incluem salários mínimos, compensações dos trabalhadores, deduções, etc. Registros de funcionários facilmente pesquisáveis e indexados em um sistema de gerenciamento de documentos ajudam enormemente a enfrentar este desafio de conformidade. Além disso, um sistema de gerenciamento de documentos captura trilhas de auditoria detalhadas para todos os arquivos que entram no sistema.
ADAPTAR-SE AO NOVO RECURSO HUMANO
A ausência de sinais não verbais e a latência na comunicação um a um talvez nunca possam ser superados. Entretanto, negociar a facilidade de interface entre o funcionário e a organização é um longo caminho. Uma maior transparência constrói maior confiança e coesão. Não é surpresa que o RH tenha assumido uma posição pivô na estrutura das organizações.
No futuro, os líderes de RH devem se adaptar ao futuro do trabalho através da transformação digital, alavancando tecnologias como um sistema de gerenciamento de documentos, para enfrentar os desafios que se avizinham.
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