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Gerenciamento de documentos e automação de processos - Modificadores de jogo no ensino superior

Há muito tempo os sistemas de gerenciamento de documentos têm sido uma aposta de mesa em organizações com processos intensivos. Nos últimos anos, a aplicação da tecnologia AI nestas plataformas expandiu seu papel e acelerou a adoção da automação de processos para atingir níveis de eficiência e produtividade organizacionais nunca antes vistos. As faculdades e universidades são tão intensivas em processos quanto as organizações podem ser. E o estado do mundo de hoje tem aplicado pressão seletiva impulsionando as instituições de ensino superior em um caminho acelerado rumo à maturidade digital.

O ensino superior no mundo pós-Covid

Como na maioria das indústrias, o mundo pós-COVID em edições superiores parece notavelmente diferente do que antes. Como resultado, pode não haver indústria que se beneficie mais desta nova geração de sistemas de gerenciamento de documentos do que o ensino superior, onde a coleta e o gerenciamento de grandes volumes de diferentes tipos de documentos é uma tarefa diária.

De acordo com um Pesquisa da BCG sobre o estado de maturidade digital no setor de ensino superior, há um forte consenso entre os líderes institucionais e tecnológicos no ensino superior dos EUA de que a mudança dos sistemas de TI locais para a nuvem, centralizando e integrando dados e aumentando o uso de análises avançadas são prioridades altas. Isto é tão recente quanto fevereiro e março de 2021.

Operar com corpo docente e pessoal reduzidos, trabalho remoto e ambientes híbridos de aprendizagem são apenas alguns dos desafios que precisam ser resolvidos de forma contínua, avançando. Praticamente todos os departamentos podem se beneficiar desta tecnologia. Mas como?

O papel da gestão de documentos nas instituições de ensino

Vamos começar com o básico. Um sistema de gerenciamento de documentos em todo o campus permite a coleta centralizada de registros de estudantes, professores e funcionários de forma organizada, e fornece acesso altamente seguro a esses registros. A informação é disponibilizada aos interessados a qualquer momento, de qualquer lugar, desde que eles tenham as permissões corretas para fazê-lo. Essas permissões são altamente granulares, até o nível de documento individual, se desejado. Para completar, todas as atividades no sistema são registradas por evento, e podem ser auditadas a qualquer momento. Tudo isso proporciona um nível de organização e rastreabilidade não alcançável pelos métodos ad-hoc "scan and store in the cloud" empregados por muitos departamentos institucionais e estabelece uma base sólida a partir da qual se torna a informação acessível em toda a instituição.

Adicionar a automação de processos às capacidades de gerenciamento de documentos.

Outras ferramentas fornecidas pelos sistemas de gerenciamento de documentos que muitas vezes se revelam inestimáveis incluem formulários eletrônicos e fluxos de trabalho interdepartamentais. As capacidades de construção de formulários permitem aos departamentos coletar rapidamente informações e arquivos brutos, criar documentos eletrônicos utilizáveis e encaminhá-los para os usuários certos. Da mesma forma, os fluxos de trabalho ajudam a automatizar o compartilhamento de arquivos entre os participantes a fim de racionalizar tarefas mundanas, tais como revisões e aprovações.

Os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos em instituições de ensino, que muda o jogo

De fato, os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos em todo o campus são certamente palpáveis em todos os departamentos de qualquer instituição. Entretanto, normalmente vemos que funções intensivas de processo envolvidas com a admissão de estudantes (Admissão, Registro, Ajuda Financeira) e operações (RH, Finanças, Progresso) podem aproveitar ao máximo um sistema de gerenciamento de documentos para obter benefícios de mudança de jogo.

Por exemplo, ao utilizar formulários eletrônicos com fluxos de trabalho e integrações, as Admissões podem facilmente criar e implantar fluxos de fácil utilização que são 100% digitais e independentes do back-office. Isto resulta em uma excelente experiência de usuário para os candidatos e evita que a instituição tenha que pagar uma dispendiosa capacidade de licença de software de back-office para candidatos que podem nunca se tornar estudantes. Ser capaz de rapidamente capturar e encaminhar informações com segurança também é muito útil na resolução do inesperado - por exemplo, na coleta de cartões de vacinas e associá-los aos registros dos estudantes.

Um análise da pesquisa da BCG mencionada anteriormente também indica os seguintes benefícios da maturidade digital, que se aplicam facilmente ao uso de um sistema de gerenciamento de documentos:

  • Melhoria da viagem dos estudantes
  • Aumento da eficiência operacional
  • Escalando o poder da computação em pesquisa avançada
  • Inovações na entrega de educação

Seja qual for a forma de cortá-lo, a gestão de documentos e a automação do processo que se segue, é um perigo de jogo.

Para estar pronto para o amanhã, você precisa aproveitar as ferramentas tecnológicas disponíveis hoje.

A aplicação da IA abriu a porta para o processamento inteligente de documentos, que pode ser aplicado por departamentos para lidar com grandes volumes de documentos. Esta tecnologia pode pegar qualquer tipo de documento, analisá-lo com base em regras (configuradas ou auto-aprendidas) e fornecer insights ou tomar medidas, tais como classificar e rotear por tipo de documento e/ou conteúdo dentro deles.

Por exemplo, as transcrições podem ser pré-analisadas automaticamente para determinar a elegibilidade básica para os programas desejados, a fim de agilizar o processo de avaliação das transcrições de trabalho intensivo. Em outro caso de uso, as faturas podem ser automaticamente identificadas, analisadas e encaminhadas para o departamento certo para aprovação. Tudo sem intervenção humana até que seja necessário no ponto certo do fluxo de trabalho.

Gerenciamento de documentos e a pilha de tecnologia superior.

Como descrito no Quadro 3 do BCG pilha de tecnologia de ensino superiorOs sistemas de registro servem como a "única fonte de verdade" para informações em todo o campus. Neste contexto, os Sistemas de Gerenciamento de Documentos existem ordenadamente entre o SIS e o ERP, interligados a ambos e fornecendo um local seguro a partir do qual se facilita o fluxo de documentos de todos os departamentos.

Sistemas de registro (do Anexo 3) com camada adicional de gerenciamento de documentos

O futuro está se aproximando mais rápido do que você pensa.

A COVID 19 colocou pressão adicional sobre as instituições para acelerar seus planos de transformação digital, e a ameaça persistente de novas variantes torna impossível prever o que o futuro nos reserva. Portanto, é sempre tão importante que as instituições educacionais se certifiquem de ter os sistemas digitais instalados para poder apoiar as necessidades dos estudantes, do corpo docente e do pessoal no futuro.

Um sistema robusto de gerenciamento de documentos faz parte do núcleo digital necessário para operar neste novo ambiente, e a disponibilidade de programas de assistência financeira para ferramentas de educação digital oferece uma oportunidade de implementar estas tecnologias hoje e estar pronto para o futuro.

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A dbs Software & Services (dbs) é uma fornecedora de longa data de soluções de gerenciamento de documentos e automação de processos para educação e negócios, além de ser a fornecedora exclusiva do Tessi Docubase® na América do Norte.

O Tessi Docubase® é um sistema de gerenciamento de documentos modular, seguro e fácil de usar, de nível empresarial, que se integra perfeitamente aos sistemas de informações comerciais. Sua arquitetura segura e uma ampla gama de recursos o tornam a solução perfeita para uma grande variedade de empresas e casos de uso.

dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.