Gestão de Documentos e Segurança Cibernética - O que você precisa saber

Gerenciamento de Documentos e Segurança Cibernética - O que você precisa saber.

Para uma organização em crescimento no caminho da transformação digital, a ciber-segurança é muitas vezes relegada ao fundo da lista de afazeres. Para o espaço onde se pode atender em algum momento posterior. Não agora, embora desafios aparentemente mais importantes estejam em jogo.

Entretanto, é importante lembrar que à medida que uma organização cresce, também cresce seu risco potencial no caso de um "evento" de ciber-segurança. E tudo o que é preciso para um hacker é uma única vulnerabilidade, para manter o futuro de uma organização em resgate.

Com a inevitável jornada de transformação digital que muitas empresas em crescimento estão passando, criar e gerenciar documentos digitalmente se tornou um passo fundamental no processo. Ela oferece maior produtividade, melhor atendimento ao cliente e custos operacionais reduzidos. Entretanto, outro benefício de se fazer negócios digitalmente é o aumento da segurança cibernética.

Embora alguns possam vê-lo como contra-intuitivo, um sistema robusto de gerenciamento de documentos realmente permite que uma organização integre controles de segurança cibernética enquanto garante que os requisitos regulamentares sejam atendidos eficientemente.

O que é um Sistema de Gerenciamento de Documentos e por que você precisa dele?

Em termos mais simples, um DMS é uma solução de software que permite às empresas coletar e gerenciar suas informações digitalmente, automatizando processos como coleta, proteção, arquivamento, digitalização, categorização, aprovação e gerenciamento de arquivos comerciais.

Com a documentação e a papelada digitalizada, um sistema de gerenciamento de documentos deixa sua empresa livre para fazer o que realmente deve fazer.

• Ele registra toda a atividade sobre os arquivos que entram e saem do sistema
• Ele oferece um backup seguro baseado na nuvem. O que significa uma plataforma escalável, segura, acessível e econômica para toda a documentação em todas as verticais em um só lugar.
• Ele remove a falta de cuidado dos arquivos espalhados e mantém as coisas juntas, claras, intactas e organizadas.

Com os benefícios de um sistema centralizado e seguro, as empresas estão adotando cada vez mais o DMS como uma solução para suas crescentes necessidades digitais, ao mesmo tempo em que abordam as preocupações com a cibersegurança.

Preocupações de segurança em relação ao gerenciamento de documentos

Ao avaliar uma plataforma de gerenciamento de documentos, uma organização precisa saber que as informações que armazena estão protegidas. Em linhas gerais, as preocupações mais comuns são descritas a seguir.

• Segurança física dos dados, ou seja, a segurança dos servidores físicos e centros de dados onde os dados são hospedados.
• Segurança operacional, como no controle de acesso, aprovações de fluxo de trabalho e conformidade de auditoria. Quem tem acesso a que informações? Quais são os 'privilégios de dados' dos usuários? Eles podem visualizar/sugerir/comentário/editar?
• Quais são as tecnologias de criptografia utilizadas? Elas estão atualizadas?
• Monitoramento e notificação de incidentes no sistema. Isto inclui a sinalização de problemas, bem como a geração de relatórios detalhados.
• Teste de vulnerabilidades de aplicações web e acesso remoto a ferramentas de documentos
• Backups, que política está sendo aplicada e quão robusto é o sistema?

Como um Sistema de Gerenciamento de Documentos melhora a segurança?

Os ataques cibernéticos são mais baratos para prevenir do que para reparar. Embora os contadores possam medir o custo do litígio, é difícil avaliar o custo de reputação de uma violação de dados. A solução DMS correta fornece segurança e proteção de dados das seguintes maneiras.

• Gerenciamento seguro de documentos

Quando falamos de gerenciamento de documentos, falamos de senhas fortes, acesso restrito, pastas invisíveis e contratos sensíveis. Um DMS seguro fornece restrições de acesso granulares. Isto dá à organização grande controle sobre suas informações, tornando todos os processos menos vulneráveis a vazamentos, seja um hacker ou um concorrente.

• Segurança baseada na nuvem

Um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem garante soluções de segurança de dados de classe mundial. A transferência de dados para a nuvem fornece às pequenas empresas acesso a serviços confiáveis de segurança de dados. Os dados podem ser controlados ou visualizados apenas por funcionários autorizados. Eles podem ser escondidos, protegidos e removidos usando serviços de nuvem.

• Backups Persistentes de Dados

Envolver os piores cenários e planejar para eles é uma sólida estratégia de mitigação de riscos. Perda, corrupção, sabotagem e manipulação de dados são todos prováveis no caso de uma quebra de segurança. Todos os documentos armazenados no DMS podem ser facilmente copiados para outro banco de dados seguro que pode ser usado para restaurar rapidamente o acesso. De fato, um DMS pode ser automatizado para fazer o backup dos dados em intervalos regulares e sem interrupção em segundo plano, sem qualquer intervenção.

• Segurança física

Os servidores DMS podem ser localizados onde quer que seja necessário. Os centros de dados dentro das instalações da organização dão maior controle sobre a segurança física dos dados. Enquanto que mesmo em centros de dados hospedados remotamente, os servidores podem ser selados com segurança em datacenters endurecidos e protegidos por sistemas de acesso baseados em biometria.

O menor risco é sua própria recompensa.

Os avanços na tecnologia acabam por reduzir os custos. E isso inclui o custo da perpetração de ciberataques. Como se tornou cada vez mais barato adquirir habilidades e ferramentas para hackear, infiltrar-se e sabotar no mundo cibernético, a ameaça se tornou ubíqua e comum. Vulnerabilidades a tais ataques raramente são aparentes imediatamente. Estas vulnerabilidades se agravam e se apodrecem. Para uma organização em uma trajetória de crescimento digital, a ameaça aumenta pelo expoente. Mitigar tal risco é em si um objetivo digno.

Um sistema de gerenciamento de documentos não apenas melhora a eficiência geral da empresa e acelera o crescimento, mas também melhora a segurança cibernética geral da organização. É, portanto, uma solução que faz com que a atenção prestada à segurança cibernética pareça menos comprometida.