Por Omar Morales
Diretor de serviços e suporte de TI

O Tessi Docubase® é um sistema muito robusto de gerenciamento de documentos e conteúdo, e uma das coisas que os clientes mais gostam é a maneira como ele pode ser configurado para que o sistema seja aproveitado ao máximo pelo maior número possível de usuários. Isso é feito por meio das várias opções que podem ser ativadas pelo administrador do sistema para ajudá-lo a armazenar e recuperar documentos o mais rápido possível, para que você possa dedicar seu tempo às tarefas mais importantes.

Há dois aplicativos complementares ao Docubase com os quais nem todos os nossos clientes estão familiarizados, mas aqueles que os utilizam sempre nos dizem que eles mudam o jogo no uso diário de seus sistemas. São eles dbs Print2DIS driver de impressora virtual, e o dbs DragAndDrop aplicativo de captura de documentos.

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dbs Print2DIS é um driver de impressora virtual que, uma vez instalado em seu computador, permite "imprimir" documentos diretamente na pasta de trabalho do Docubase. Os documentos impressos são transformados em PDFs e enviados para sua pasta, permitindo que você continue trabalhando com eles da mesma forma que faria com qualquer outro documento armazenado no sistema.

Por exemplo, digamos que você receba um e-mail de um cliente que deseja preservar no arquivo do cliente dentro do Docubase. Usando o driver de impressora virtual dbs Print2DIS, você pode simplesmente imprimir o e-mail diretamente em um arquivo PDF na pasta e continuar seu dia, em vez de ter de salvar o documento como PDF primeiro e depois movê-lo para a pasta. Embora, para quem não está familiarizado, isso possa parecer uma diferença trivial, o fato é que, ao imprimir diretamente na pasta, você elimina uma etapa que, se repetida, pode economizar horas do usuário ao longo de uma semana de trabalho.

dbs DragAndDrop é um pequeno aplicativo que permite que você pegue documentos diretamente da área de trabalho do computador e arraste-os para a pasta do Docubase. Depois que o(s) documento(s) é(são) "solto(s)" no aplicativo, o(s) arquivo(s) é(são) enviado(s) diretamente para a pasta para que você possa continuar com seu fluxo de trabalho. Da mesma forma que o driver Print2DIS, o resultado é a simplificação do processo de captura, poupando a etapa de abrir a navegação de importação da pasta e procurar e carregar manualmente os documentos. Mais uma vez, é possível economizar horas ao longo de uma semana de trabalho.

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Mas não acredite apenas em minha palavra, aqui está ela diretamente de um de nossos clientes de ensino superior, a Kilgore College, no Texas:

Em resumo, tanto o Print2DIS quanto o dbs DragAndDrop são aplicativos complementares desenvolvidos para tornar os usuários do Docubase ainda mais eficientes em suas rotinas diárias, ajudando-os a economizar tempo. Devido ao potencial de economia de muitas horas ao longo do tempo, os clientes que os utilizam os aprovam. Esses dois aplicativos estão disponíveis sem custo adicional para nossos clientes de SaaS do Docubase hospedado e por uma taxa nominal para nossos clientes licenciados no local. Portanto, se estiver interessado, entre em contato comigo por meio de support@dbsgroup.net

Até a próxima vez e boa indexação!

Omar

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A dbs Software & Services (dbs) é uma fornecedora de longa data de soluções de gerenciamento de documentos e automação de processos para educação e negócios, além de ser a fornecedora exclusiva do Tessi Docubase® na América do Norte.

O Tessi Docubase® é um sistema de gerenciamento de documentos modular, seguro e fácil de usar, de nível empresarial, que se integra perfeitamente aos sistemas de informações comerciais. Sua arquitetura segura e uma ampla gama de recursos o tornam a solução perfeita para uma grande variedade de empresas e casos de uso.

dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.