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Formulários digitais e assinaturas eletrônicas: possibilitando campi digitais globais

Se há uma coisa com a qual você pode contar à medida que nos estabelecemos no "novo normal" pós-pandemia, é que ser um campus digital não é mais apenas uma opção. O modelo tradicional de fornecimento de educação, que resistiu por muito tempo à digitalização que transformou muitos outros setores, foi substituído por modelos educacionais on-line e híbridos que agora são a norma. As aulas presenciais com um número limitado de alunos deram lugar a programas de graduação totalmente remotos que podem aceitar centenas, se não milhares, de alunos. A necessidade de dar suporte a corpos estudantis e faculdades amplamente distribuídos fez com que escolas e universidades investissem em soluções digitais que podem substituir a maior parte da papelada associada à vida e aos procedimentos acadêmicos.

No centro da pilha de tecnologia educacional (EdTech) atual, você encontrará soluções de gerenciamento de documentos, que simplificam o processo de captura, armazenamento, organização e recuperação de documentos com segurança. Esses sistemas já existem há algum tempo, mas há dois recursos principais que recentemente se tornaram mais predominantes nas soluções de gerenciamento de documentos líderes do setor:

  • Formulários digitais com suporte a regras e fluxo de trabalho para capturar informações, e
  • Suporte total para assinaturas digitais (ou seja, assinaturas eletrônicas)

Vamos entender esses dois recursos com mais detalhes e ver como eles podem ajudar as instituições educacionais a se tornarem campi digitais completos, capazes de proporcionar uma experiência tranquila para os alunos, independentemente de onde residam.

Simplificação da coleta de informações com formulários digitais

Os formulários digitais são basicamente páginas da Web ou trechos de código incorporáveis que se assemelham aos formulários tradicionais em papel para capturar, validar e enviar dados. Eles também podem permitir que arquivos sejam carregados e enviados juntamente com campos de dados preenchidos.

Os institutos educacionais sempre tiveram uma grande variedade de formulários associados a vários procedimentos. Por exemplo, os formulários são normalmente usados para:

  • Solicitação de acesso aos registros de alunos e professores
  • Admissões, pré-inscrições e inscrições
  • Candidaturas a bolsas de estudo ou outros programas
  • Pesquisas com alunos
  • Avaliações do professor
  • Registro de cursos e adição/abertura
  • Registro do evento
  • Ajuda financeira

No passado (e em muitos campi ainda), esses formulários tinham de ser coletados, classificados fisicamente, organizados, registrados e arquivados. Se fosse necessário acessá-los, um funcionário do arquivo teria de recuperar uma cópia manualmente. Esse sistema é propenso a erros, lento e não é confiável. Foi comprovado que a substituição desse sistema por um baseado em formulários digitais e apoiado por um sistema de gerenciamento de documentos aumenta significativamente a eficiência e a utilidade desses formulários, de várias maneiras diferentes.

Por um lado, os formulários digitais podem ser acessados e preenchidos de qualquer lugar. Isso os torna uma opção rápida e conveniente para atender a uma população distribuída. Esses formulários digitais também podem ser combinados com outros serviços que podem automatizar processos complexos e fluxos de aprovação. Por exemplo, um formulário enviado pode ser enviado às pessoas apropriadas para análise ou aprovação, ou os dados nele contidos podem ser capturados automaticamente em vários bancos de dados relevantes.

Não é preciso dizer que os formulários digitais apoiam a transição para um sistema totalmente sem papel, o que proporciona uma experiência de usuário muito melhor e pode ajudar a reduzir bastante os custos, tornando o papel e os armários de arquivo redundantes e liberando espaço de armazenamento.

Autenticação de documentos com assinaturas eletrônicas

Com relação a um determinado documento digital, uma assinatura eletrônica ou assinatura eletrônica é essencialmente um dado que pode servir como equivalente a uma assinatura "molhada" (ou seja, uma assinatura feita com um instrumento de escrita) para esse documento. Nos Estados Unidos, a UETA e a Lei ESIGN solidificaram o cenário jurídico para o uso de registros eletrônicos e assinaturas eletrônicas, confirmando que os registros e as assinaturas eletrônicas têm o mesmo peso e o mesmo efeito jurídico que os documentos tradicionais em papel e as assinaturas em tinta úmida. Assim, as assinaturas eletrônicas podem ser usadas para muitas das mesmas finalidades que as assinaturas em papel, inclusive:

  • Fornecimento de prova da origem de um documento
  • Expressar o consentimento de alguém com os termos de um documento
  • Expressar a aprovação da forma de um documento

As assinaturas eletrônicas são legalmente obrigatórias para praticamente qualquer finalidade, e há várias maneiras de implementá-las, cada uma com seu próprio perfil de segurança e conveniência.

Por exemplo, na extremidade simples, um usuário pode simplesmente clicar em sua aceitação dos termos depois de lê-los, e isso provavelmente seria suficiente. Também é possível digitar o nome no campo apropriado, assinar usando uma caneta stylus ou digitalizar uma assinatura molhada e anexar a assinatura digitalizada a um formulário digital. Todos esses métodos são aceitáveis para a maioria dos casos de uso educacional. Entretanto, para formulários ou documentos que exigem uma assinatura mais robusta, uma assinatura totalmente digital pode garantir a autenticidade e a integridade de um documento em um grau muito alto de certeza. Garantir que a solução de formulários e assinaturas do fornecedor escolhido ofereça suporte a todos os tipos de assinaturas, desde as simples até as totalmente qualificadas, é uma maneira simples de assegurar a proteção de seu tempo e de seus investimentos financeiros nessa tecnologia.

As assinaturas eletrônicas são uma das principais tecnologias que tornaram o campus totalmente digital uma realidade: com as assinaturas eletrônicas, alunos, professores e outras partes interessadas podem assinar documentos vinculativos com a instituição de onde quer que estejam.

Formulários digitais e assinaturas eletrônicas: estações de passagem essenciais no caminho para a digitalização completa

Os formulários digitais e as assinaturas eletrônicas são uma parte essencial de qualquer programa de transformação digital. Os processos que exigiam itens físicos e espaço, eram propensos a erros humanos e levavam muito tempo, agora se tornaram mais baratos, mais rápidos e mais precisos, graças, em parte, a essas duas tecnologias.

Além disso, com provedores de soluções de gerenciamento de documentos como dbs Software and Services , que oferecem um conjunto completo de soluções para todas as necessidades de gerenciamento de documentos, os formulários digitais podem ser facilmente personalizados para incluir fluxos de trabalho completos de assinatura eletrônica, facilitando a captura de dados em formulários e, no mesmo fluxo de trabalho, a coleta de provas de consentimento, aprovação ou autenticação de alunos ou professores, conforme o caso.

Assim, em resumo, os formulários digitais possibilitam a coleta rápida de dados brutos e a geração de documentos eletrônicos úteis, enquanto as assinaturas eletrônicas ajudam a garantir a todas as partes interessadas a autenticidade e a integridade desses e de outros documentos. Combine isso com um sistema de gerenciamento de documentos que possa armazenar, encaminhar e recuperar esses documentos de forma inteligente e predefinida e você terá criado uma experiência digital amigável para o aluno, poupando às instituições de ensino muito trabalho, tempo e dinheiro.

dbs Software and Services é um fornecedor confiável de soluções de gerenciamento de documentos para instituições de ensino superior. O dbs LiveForms permite criar formulários eletrônicos, automatizar processos de negócios e muito mais, enquanto o dbs eSign é uma solução segura de assinatura eletrônica baseada na nuvem que pode ser usada em qualquer smartphone ou computador. Docubase Education Suite é uma solução de gerenciamento de documentos de ponta a ponta feita sob medida para instituições educacionais. Abrace o futuro do setor educacional com os produtos de gerenciamento de documentos da Tessi Docubase®.

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A dbs Software & Services (dbs) é uma fornecedora de longa data de soluções de gerenciamento de documentos e automação de processos para educação e negócios, além de ser a fornecedora exclusiva do Tessi Docubase® na América do Norte.

O Tessi Docubase® é um sistema de gerenciamento de documentos modular, seguro e fácil de usar, de nível empresarial, que se integra perfeitamente aos sistemas de informações comerciais. Sua arquitetura segura e uma ampla gama de recursos o tornam a solução perfeita para uma grande variedade de empresas e casos de uso.

dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.