Você está perdendo tempo e dinheiro por não usar um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS)?

Você está perdendo tempo e dinheiro por não usar um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS)?

Os problemas com os arquivos em papel e os formulários manuais em papel não são evidentes de imediato. Afinal, o uso de papel é a forma como as coisas têm sido feitas para sempre, de modo que as conseqüências adversas não parecem óbvias, nem as possíveis soluções. E isto leva muitas organizações a aceitar o status quo e, por padrão, também aceitam a incalculável quantidade de dinheiro e tempo que estão perdendo no fluxo dos processos tradicionais baseados em papel.

O tempo e seu valor estão entre os recursos mais vitais do mundo dos negócios. As organizações que fazem o melhor uso do tempo são freqüentemente mais eficientes e, portanto, mais lucrativas do que aquelas que não o fazem. Portanto, é um exercício digno de se calcular a quantidade de tempo investido em seu função comercial. Levando esta perspectiva em consideração, você verá como as coisas se somam quando você analisa seu método atual de gerenciamento de documentos versus o uso de um sistema de gerenciamento de documentos.

A fim de não exagerar nesta conclusão, vamos abordar a análise metodicamente.

Qual é o custo real do papel para sua organização?

Ocálculo do custo do papel é um método para estimar os custos envolvidos na manutenção de seus sistemas de arquivamento de papel. Ele revela o verdadeiro custo de seu sistema de arquivamento para sua organização ou, dito de outra forma, é o ponto de partida para quantificar a economia que você poderia obter com um sistema de gerenciamento de documentos adequado. .

A seguir estão os fatores que entram na estimativa do custo real do papel, e processos baseados em papel para sua organização. A matemática é bastante simples. Entretanto, reconhecer e medir alguns dos fatores envolvidos pode ser bastante desafiador.

• O custo direto do papel

Isto inclui o custo de resmas, o material de arquivamento, papelaria, despesas gerais de impressão e custos operacionais, tais como toner, a mão-de-obra envolvida na impressão e outras despesas semelhantes. Estas são bastante simples de estimar e calcular.

• O custo indireto do papel

Isto inclui todas as despesas gerais relacionadas ao gerenciamento de papel, tais como armários de arquivamento, o espaço de escritório utilizado no armazenamento de documentos (no local, fora do local e de terceiros), os custos envolvidos no arquivamento, fotocópia, distribuição e postagem. Mesmo a trituração e destruição do papel é um custo indireto. Todos esses custos indiretos se somam a uma considerável soma que se alimenta do seu resultado final.

• O custo de tempo do papel

Pense em todos os processos minuciosos envolvidos no gerenciamento de um fluxo de trabalho baseado em papel. Desde o preenchimento manual de formulários, folhas de tempos e folhas de trabalho, até a digitalização de documentos e a entrada manual de dados - todos eles se somam em termos de horas-homem. Na verdade, é uma redundância auto-sustentável onde a mão-de-obra é empregada onde ela não precisa estar. Sem mencionar o tempo perdido na busca física, no arquivamento e na localização dos documentos. Este é muitas vezes um custo que não é contabilizado.

• O custo da perda de produtividade

Foi relatado por McKinsey que os funcionários buscam e coletam informações por 1,8 horas por dia em média - 9,3 horas por semana. Em outras palavras, as empresas contratam cinco funcionários e apenas quatro aparecem no trabalho; o quinto perambula em busca de respostas sem contribuir com nada.

Além disso, os atrasos causados pelo movimento físico dos arquivos de papel de mesa para mesa antes de ações como verificação e aprovação se somam na escala de uma empresa.

• O risco de processos baseados em papel

O risco pode ser visto como um custo perturbador inesperado. Entre os riscos associados aos processos baseados em papel, estão a falta de arquivos, violações de segurança, vazamento de informações confidenciais críticas, não rastreamento de tais vazamentos, não conformidade regulamentar, danos irreversíveis à reputação. Tem sido estimou que 70% das empresas deixariam de existir dentro de três semanas se seus registros em papel fossem perdidos em um incêndio ou inundação.

Mesmo um único evento desse tipo pode se transformar em uma despesa debilitante da noite para o dia, se não uma ameaça existencial. Como isto é uma questão de probabilidade, é difícil de reconhecer como um custo.

• O custo de oportunidade de não ficar sem papel.

Uma empresa também deve considerar o impacto geral de uma configuração de gerenciamento de documentos - desde melhorias departamentais até vantagens para toda a empresa. Pode ser aumentada a produtividade com um DMS, desde a conformidade regulamentar até a melhoria das comunicações, os dados mináveis e as percepções da função comercial, automação de processos comerciais e fluxo de trabalho, integração com processos escaláveis como CRM. Este é um custo de oportunidade incalculável que só se soma quando se considera que seus concorrentes já podem estar colhendo os ricos benefícios da transição para um DMS antecipadamente.

Portanto, sim, de fato,

Você está perdendo seu tempo e dinheiro por não utilizar um sistema de gerenciamento de documentos.

A única pergunta é: quanto? A pergunta pode parecer quase redundante. Entretanto, ela se torna importante quando você precisa construir um caso comercial para utilizar um sistema de gerenciamento de documentos em sua organização. Para isso, você pode precisar demonstrar claramente seus benefícios como um retorno projetado sobre o investimento.

Calculando o ROI do investimento em um sistema de gerenciamento de documentos.

A aritmética real precisaria ser ajustada à sua organização. Entretanto, os parâmetros comuns incluem o tamanho da organização, o número de funcionários envolvidos em processos baseados em papel, seu salário médio por hora, o número de cópias feitas diariamente, a porcentagem de arquivos perdidos ou extraviados, a metragem quadrada dedicada aos gabinetes de arquivamento, o preço por pé quadrado de espaço de escritório, etc.

Subtrair os investimentos iniciais e os custos de funcionamento de um sistema de gerenciamento de documentos do custo real do papel ajudaria você a chegar à sua economia líquida ao fazer a grande mudança. Ou, dito de outra forma,

ROI final = O custo anual do seu sistema DMS - Custo anual do seu sistema de arquivamento de papel.

Esta figura é clara, defensável e pode ser usada para fazer um argumento comercial atraente para seu investimento em DMS. Entretanto, dadas as muitas variáveis e as definições incongruentes dos benefícios intangíveis, torna-se um desafio aplicar uma fórmula definitiva ao cálculo. Dada a perspectiva de impactar o desempenho comercial e os resultados da missão é inegável, portanto, qualquer organização é bem aconselhada a pelo menos experimentá-la.

Um bom lugar para começar, sem perder muito tempo, seria esta útil Calculadora de custo de papel da dbs Software & Services. Ela calcula o custo de manutenção de um sistema de arquivamento em papel com base nos parâmetros mencionados acima. O resultado da calculadora pode fornecer a base monetária a partir da qual você pode criar seu caso de negócios para implementar um Sistema de Gerenciamento de Documentos abrangente, como o Tessi Docubase®.